Evenementen Trail VZW draagt de volledige juridische en operationele verantwoordelijkheid voor de organisatie van de Ohm Trail en de Halloween Jog.

De organisator sluit voor de duur van het evenement een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af en herinnert de deelnemers eraan dat het in hun belang kan zijn een persoonlijke verzekering af te sluiten ter dekking van lichamelijk letsel waaraan zij als gevolg van de sport kunnen worden blootgesteld.

De organisatie van het evenement valt onder de verantwoordelijkheid van een wedstrijdleider die erop toeziet dat dit reglement wordt toegepast.

Deelname aan de Ohm Trail en Halloween Jogging evenementen impliceert de uitdrukkelijke aanvaarding, zonder voorbehoud, van dit reglement, de ethiek van het evenement en alle instructies van de organisator aan de deelnemers.

De wedstrijden staan open voor iedereen, man of vrouw, bevoegd of niet. De afstandsverklaring moet worden ondertekend door de ouders van deelnemers jonger dan 16 jaar.

Deelnemers jonger dan 18 jaar mogen niet alleen deelnemen aan de volgende wedstrijden: Ohm Trail XL, Ohm Trail Ultra.
Deelnemers jonger dan 16 jaar moeten worden begeleid door een volwassene.

Deelnemers ouder dan 18 jaar mogen deelnemen aan de volgende wedstrijden:

• Start tot Trail
• Ohm Trail Light
• Ohm Trail Original
• Ohm Trail XL
• Ohm Trail Ultra

De registratie moet online gebeuren op het registratieportaal van het evenement www.eventstrail.be
De voorwaarden voor deelname moeten bij de online-inschrijving worden aanvaard. Een deelnemer heeft alleen recht op een start na een geslaagde betaling mits er nog plaatsen beschikbaar zijn.

Elke deelnemer moet zijn startpakket persoonlijk ophalen, met zijn identiteitskaart, en na controle van de tas en de eventueel verplichte inhoud.

Sporters die schuldig zijn bevonden aan doping worden niet toegelaten. Bovendien heeft de organisator het recht atleten te diskwalificeren om redenen die voor de organisator van belang zijn.

De inschrijving van een deelnemer wordt pas gevalideerd na ontvangst van de vereiste betaling vóór de officiële sluitingsdatum voor inschrijvingen.

Om deel te nemen aan de Ohm Trail wedstrijden, vooral op de Original, XL en Ultra parcours, is het essentieel om :

• Wees u volledig bewust van de duur en het specifieke karakter van het evenement en wees volledig voorbereid;
• Vóór de wedstrijd een echt vermogen tot persoonlijke autonomie hebben verworven waarmee de door dit soort evenementen veroorzaakte problemen kunnen worden aangepakt, en met name :
• Weten hoe om te gaan met weersomstandigheden die zeer moeilijk te beheersen zijn (nacht, wind, kou, mist, regen, vorst) zonder hulp van buitenaf;
• Weten hoe je, zelfs wanneer je geïsoleerd bent, fysieke of mentale problemen kunt beheersen als gevolg van grote vermoeidheid, spijsverteringsproblemen, spier- of gewrichtspijnen, kleine wondjes…
• Wees u ervan bewust dat het niet de rol van de organisatie is om een deelnemer te helpen met deze problemen om te gaan;
• Zich er ten volle van bewust zijn dat bij een dergelijke activiteit de veiligheid afhangt van het vermogen van de ruiter om zich aan te passen aan ondervonden of verwachte problemen.
• Leden van de entourage van de loper informeren en voorlichten over respect voor de natuur, mensen en het wedstrijdreglement.
• Akkoord met het ontvangen van nieuwsbrieven met informatie over het evenement.

De antidopingregels van de Internationale Associatie van Atletiekfederaties (IAAF), de Belgische Atletiekfederatie (LBFA), de Wereld Anti-Doping Associatie (WADA) en de Nationale Anti-Doping Organisatie (NADO) worden volledig toegepast. Deze regels zijn beschikbaar op de desbetreffende websites. Atleten die aan de wedstrijd deelnemen, worden geacht zich vertrouwd te maken met deze regels en de procedures voor controle, sancties en beroep.

Elke deelnemer kan voor, tijdens of bij de finish van een evenement aan een dopingcontrole worden onderworpen. In geval van weigering of onthouding wordt de sporter op dezelfde wijze gestraft als wanneer hij/zij voor doping zou zijn veroordeeld.

Het principe van een individueel race in semi-autonomie is de regel. De Ohm Trail evenementen worden in één etappe gelopen, in een onbepaald tempo, binnen de voor elk evenement gespecificeerde tijdslimieten. Semi-autonomie wordt gedefinieerd als het vermogen om tussen twee hulpstations autonoom te zijn wat betreft voedsel, kleding en veiligheid, zodat aanpassing aan ondervonden of verwachte problemen (weer, fysieke problemen, verwondingen, enz.) mogelijk is.

Deelnemers worden verzocht een ongevallenverzekering af te sluiten. Dit zou de mogelijke kosten van reddingsoperaties en behandelingen moeten dekken. Elke vordering tot schadevergoeding van deelnemers tegen de organisator van de wedstrijd, ongeacht de rechtsgrond, is nietig.

De kosten die voortvloeien uit het gebruik van uitzonderlijke reddingsmiddelen moeten worden betaald door de geredde persoon, die ook de terugkeer van de plaats waar hij werd geëvacueerd moet betalen. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer om zijn dossier samen te stellen en binnen de gestelde termijn aan zijn verzekeringsmaatschappij voor te leggen.

Door zich in te schrijven voor de Ohm Trail en Halloween Jogging evenementen, verbinden de deelnemers zich ertoe het milieu en de natuurgebieden die ze doorkruisen te respecteren. In het bijzonder:

Het is ten strengste verboden afval (gel tubes, papier, organisch afval, plastic verpakkingen, enz.) langs het parcours achter te laten. Afvalbakken / afvalbakken zijn beschikbaar bij elk hulpstation en het is absoluut noodzakelijk dat zij worden gebruikt. Race officials zullen willekeurige controles uitvoeren langs het parcours.

Alle deelnemers moeten afval en verpakkingen bij zich houden tot ze deze kunnen weggooien in de bakken bij elke hulppost. De organisatie moedigt hardlopers aan een zakje of tasje mee te nemen om hun afval naar de volgende afvalbak te brengen.

Het is absoluut noodzakelijk dat u de paden volgt zoals ze zijn aangegeven, zonder ze in te korten.

Bij de hulpstationswordt geen plastic wegwerpgerei (bestek, bekers, schalen) uitgedeeld. Het doel is het gebruik van plastic door de lopers en de vrijwilligers van het Events Trail Team te verminderen.

Behalve in geval van letsel, mag een renner niet buiten een hulpstation opgeven. Zij moeten de postbeheerder op de hoogte brengen.

In geval van een beslissing om tussen twee hulpposten op te geven, moet de renner naar de volgende hulppost gaan waar hij zijn opgave aankondigt.

De deelnermer bewaart zijn borstnummer bij zich omdat het toegang geeft tot de maaltijden, zorg…

Repatriëring zal worden georganiseerd vanaf elke hulppost indien mogelijk Geblesseerde of zieke atleten krijgen voorrang. In geval van een totale stopzetting van de wedstrijd zal de organisatie ervoor zorgen dat de lopers zo snel mogelijk worden gerepatrieerd.

Indien de omstandigheden dit vereisen, behouden de organisatoren zich het recht voor om op elk moment het parcours, de starttijden, de termijnen, de plaats van de bevoorradingsposten of veiligheidsposten en elk ander aspect dat verband houdt met het goede verloop van het evenement te wijzigen.

In geval van overmacht, ongunstige weersomstandigheden of elke andere omstandigheid die de veiligheid van de deelnemers in gevaar brengt, behoudt de organisatie zich het recht voor:

• het vertrek maximaal een paar uur uitstellen
• de termijnen veranderen
• het evenement annuleren
• de loopwedstijd neutraliseren
• de race in gang stoppen

In geval van annulering van dit evenement, om welke reden dan ook, zal een gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijvingsgeld plaatsvinden. Het bedrag van deze vergoeding wordt zodanig vastgesteld dat de organisatie alle op de datum van annulering gemaakte onherstelbare kosten kan betalen. In geval van annulering minder dan 1 week voor de start of in geval van onderbreking van de wedstrijd, om welke reden dan ook, vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.

Als het evenement volledig wordt afgelast:
100% van de inschrijvingskosten terugbetaald tot 31/03/2023
Geen terugbetaling indien het evenement wordt geannuleerd na 1/04/2023

Bij wijziging van de formule in de maand vóór het evenement, bij wijziging van het vertrekuur of de locatie, of bij aankomst buiten de wil van de organisator: geen terugbetaling.

De wedstrijdjury bestaat uit de volgende officials:

• VZW Events Trail
• Race Director
• Leden van het organisatiecomité

De wedstrijdjury is gemachtigd om alle eventuele gevallen van wangedrag of soortgelijke gebeurtenissen voor te zitten. Tegen de beslissing van de wedstrijdjury kan geen bezwaar worden aangetekend.

De langs het parcours aanwezige wedstrijdleiders en de verantwoordelijken van de verschillende hulpposten en verversingsposten kunnen toezien op de naleving van de regels en bij niet-naleving ervan onmiddellijk een sanctie opleggen, volgens de onderstaande tabel:

Elke deelnemer doet uitdrukkelijk afstand van het recht op elk beeld of elke videosequentie tijdens het evenement, alsook van elk recht op verhaal op de organisatoren en hun partners voor het gebruik van hun beeld. Alleen de organisatie kan dit recht voor beelden en video’s overdragen aan alle media, via een passende accreditatie of licentie.

Elke communicatie over het evenement of het gebruik van beelden of video’s van het evenement moet de naam van het evenement respecteren en de officiële goedkeuring van de organisatie hebben.

De organisator behoudt zich het recht voor om op korte termijn wijzigingen aan te brengen die te zijner tijd zullen worden aangekondigd.

Door zich in te schrijven gaat de deelnemer ermee akkoord dat zijn persoonsgegevens worden verzameld en aan derden worden doorgegeven ten behoeve van de tijdregistratie, het klassement en de resultaten, alsmede voor de publicatie van de respectieve lijsten op internet.

De informatie wordt verzameld in het kader van een inschrijving voor een van de Ohm Trail en Halloween Jogging wedstrijden, voor de behoeften van de organisatie en in het bijzonder om elke deelnemer te identificeren om zijn of haar deelname informatie te communiceren voor, tijdens of na het evenement.

De deelnemer gaat ermee akkoord dat zijn/haar voornaam, achternaam, land, geboortedatum, wedstrijdnummer en resultaten (klassement, tijd) worden gepubliceerd in alle gedrukte en elektronische media die voor het evenement relevant zijn.

De gegevens van de deelnemer worden 10 jaar in de databank bewaard. Deze termijn wordt bij elke inschrijving verlengd en komt overeen met de wettelijke termijn van bewaring van de gegevens van het medisch attest en van de niet-contra-indicatie voor de beoefening van atletiek of voor wedstrijdlopen, of van de sportkaart. Na deze 10 jaar, en tenzij de renner de organisatie toestemming geeft om zijn/haar gegevens te bewaren, worden alle gegevens gewist met uitzondering van de achternaam, voornaam, geboortedatum, geslacht en nationaliteit van de renner om het klassement te behouden.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU GDPR 2016/679 en 2018/1807) heeft iedere deelnemer het recht om alle informatie over hem of haar in te zien en te wijzigen. Dit kan via de evenementenpagina via e-mail. Eventuele wijzigingen in de gegevens kunnen door de concurrenten zelf worden aangebracht.